メールの先には人事が待っている!面接調整方法とお礼メールの書き方・例文

面接対策もバッチリで、いざ面接!と、意気込んでいらっしゃるかもしれませんが企業に応募する前に面接のマナーを理解した上で望みましょう。

面接時の質問は下記を参照に。
面接でよくある質問と、人事から見た質問真意

面接の日程調整の返信スピード

これは、人材紹介会社、転職サイトを利用している全ての求職者の人に当てはまりますが、特に転職サイトを利用している人は要注意が必要です。人材紹介会社を利用している人は、間にキャリアカウンセラーが入っているので「企業は●日と●日が候補日として上がっていますが調整できますか?」など、聞いてきてくれます。メールで連絡が来て、それでも連絡が無いなら電話も掛けてきてくれてくれたりと、懇切丁寧に接してくれる為、見落としてうっかり忘れてしまう、なんてケースは少ないのです。
一方で転職サイトを使用している人は、様々な企業を応募した後に各社の書類選考が終わり約1週間以内にバラババラと各企業から返信が来る。その返信は基本はメールで行われる事が多く、転職サイト内のメールBOXに面接調整の連絡が入る。毎日細かく見ている人は見落とす事は無いのだが、複数サイトを利用して、企業に応募をしている場合、どの企業にどの転職サイトを利用して応募したのか管理が不十分になっている事が非常に多い。特に在職中で本業で慌ただしい日々を送っている人であれば尚更。
各企業の人事からすると書類選考合格・面接調整依頼のメールを送った後に約1日前後で返信が来なければ、「この求職者メールの返信もまともにできないのか…?」と、まだ会ってもいないのに第一印象が悪くマイナスからのスタートとなる場合が多い。特に社会人の暗黙のルールではメールの返信は半日~1日以内という意識も一般常識として浸透している。更に経験豊富な人事であれば多くの求職者とこれまで何度も面接調整を行っている。その求職者と必ず比較検討に上げられる事を念頭に置いた上で、責任を持って企業に応募しよう。
まだ出会ってもいない相手ではあるが、WEB上の応募のその先には人(人事)がいて、毎日朝出社すると貴方(応募者)が来ていないか心待ちにPCを開けている事を忘れないで欲しい。手間ではあるが必ず毎日メールBOXを確認する癖づけをしよう。

面接候補日は最低3候補を投げよう

応募した企業から書類選考通過の連絡が入り、いざ日程調整を行う事に。必ず心がけて欲しいのは【最低3候補】を意識しよう。これも理由は社会人マナー的な話で、仮に1候補しかあげないとすると向こうから再度調整依頼のメールが来て、こちらも再度調整/返信→先方調整/返信→確定連絡と調整までのプロセスで先方の手間が1工程増えるのだ。先方も貴方だけの面接を担当しているわけでなく、様々な仕事を行っているのでそれを加味した上で可能であれば3候補以上あげると親切。

返信方法は下記のように日付、曜日、時間を明記し返信しよう。可能であれば時間帯の幅を広く持たせるとよいでしょう。また、忘れがちなのは署名です。多くの求職者の人とやり取りをしているケースがあるのでメールアドレス、電話番号などの連絡先を名前と合わせて記載するのがベスト。件名は要件が分かるようにシンプルに。

【記載例テンプレート】ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

件名:日程調節のご連絡【●●(名前)】

株式会社●●
人事部 ●●様

お世話になります。●●です。
この度は書類選考通過のご連絡を頂き、心より嬉しく思います。

また、ご依頼頂きました面接候補日をお送りさせて頂きます。
日程が合いませんようでしたら、再度調整致しますのでご指示頂ければ幸いです。

【面接候補日】
・●月●日(月) 10:00~12:00
・●月●日(水) 15:00~16:00
・●月●日(金) 17:00~18:00

お忙しい中恐縮では御座いますが、何卒宜しくお願い致します。

●●(名前)
●●●●●@●●●(アドレス)
●●●-●●●-●●●(電話番号)

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調整した面接日を再度調整する場合

本来は、自分から提示していた日程を変更してもらう事が無いように心がけるのがベスト。人事からすると自社の優先順位はそれほど高くないのかー、と会ってもいない段階で思わせてしまうのは勿体無い。しかしながら、致し方ない理由で変更してもらうには必ず理由を添えて謝罪連絡しよう。また、メールだけで連絡するのではなくメール後に電話で一報を入れる事をオススメする。メールだけの要件だと不躾に感じられてしまう事もあり、電話で一言入れるだけで格段に印象は変わるもの。

人事が連絡に出てくれたら「現在御社に●●(リクナビ、マイナビなど)経由でご応募させて頂いております●●と申します。メールでもご連絡させて頂いたのですが、こちらから日程の候補日をお送りさて頂いた中大変恐縮ではございますが、●日は●●という理由でお伺いが難しくなってしまい大変申し訳ございませんでした。メールでもご連絡させて頂いたのですが、直接謝罪のご連絡をと思いご連絡させて頂きました。」と、自己紹介と連絡の要件(謝罪)を端的に伝えよう。電話は人事の業務時間に、いきなり割って入って時間を割いてしまう(奪ってしまう)ものという意識を持って、手短に話すよう心がけよう。

人事が忙しくて電話に出られない場合は、受電してくれた人に「現在御社に応募させて頂いている●●です。●●(人事)さんに面接調整の件でご連絡させて頂きました。メールで別途お送りさせて頂きましたので宜しくお伝え頂ければと思います。お忙しいかと思いますので、電話での折り返し等は不要とお伝え下さい。」など、電話があった旨を必ず伝えてもらうようにしよう。

面接後のお礼のメール

面接後は面接時間を割いてくれた人事の方にお礼のメールを送ろう。メールは面接当日に手短に送るのがベスト。このお礼メールが合否を左右する事も実際にある。こまめな気遣いが出来る事と再度伝えたい志望意欲をしっかりとアピールしよう。

【記載例テンプレート】ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

件名:面接の御礼【●●(名前)】

株式会社●●
人事部 ●●様

お世話になります。本日面接をしていただいた●●と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして誠に有難う御座いました。

●●様のお話を聞く中で、御社への企業理解をより一層深める事が出来ました。
特に、●●というお話には非常に感銘を受け私の将来のビジョンと
大きくリンクしており御社への志望度がより一層高まりました。

この度の面接結果がよい結果となった場合、
まだまだ微力ではございますが御社に貢献できますよう尽力いたします。

末筆ながら面接のお礼を申し上げますとともに、
貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

●●(名前)
●●●●●@●●●(アドレス)
●●●-●●●-●●●(電話番号)

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企業から返信が来た場合

お礼メールに企業から返信が来る事は、そうそう多くはないので返信が無くても気落ちしないようにしましょう。また、まれに返信が来た場合は必ず再度返信するように心がけましょう。ビジネスメールの終わりは目上の人で終わらせるのではなく、目下の人で終わらせるのがマナー。簡潔な返信でよいのでメールが来たら当日に返信するように心がけましょう。ここの返信スピードも意識しましょう。

最後に

お礼メールは書いても書かなくてもどちらも良いとも言われていますが、個人的には是非書く事をオススメします。新卒採用などの面接だけで1,000件以上も対応しなければいけないなどの、一括大量採用しているケースはなかなか読まれにくく、逆に人事の手間を掛けてしまうものになってしまうかもしれません。しかしながら昨今の中途採用市場では面接を多く行っている企業でも1日に数件、いっても数十件です。特に中小・ベンチャー企業ともなると1週間に数件です。(私が担当していた上場企業も1週間に10件程度)その為、人事の人は面接後に顔と名前がはっきりと認識出来るほど、記憶に残っている可能性が高いのです。是非、テンプレートの内容をそのまま使用するのではなく、貴方が当日感じた思いを文章にして伝えましょう。

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